บทที่12 การพัฒนาธุรกิจ/วิธีแก้ปัญหาเทคโนโลยีสารสนเทศ

เรื่องที่1 แนวคิดเชิงระบบ (The Systems Approach)

 โดยทั่วไปเราจะรู้จักคุ้นเคยกับคำว่า  “ระบบ”  หรือคำในภาษาอังกฤษว่า  “System”  พอสมควรในทางวิทยาศาสตร์เราจะพูดถึงระบบสุริยะจักรวาล  ระบบโมเลกุลในร่างกายมนุษย์  เรามีระบบหมุนเวียนของ  โลหิต  ระบบประสาท  ระบบการขับถ่ายของเสียในร่างกายสำหรับใช้ในชีวิตประจำวัน  เราคุ้นเคยกับคำว่า  ระบบการศึกษา  ระบบโรงเรียนและระบบการเรียนการสอน  เป็นต้น (สงัด  อุทรานันท์ . 2533 : 1 – 10)

                คำว่า  “ระบบ”  ไม่ว่าจะพูดในลักษณะใดก็ตาม  จะหมายถึงสิ่งต่างๆที่รวมกัน  ซึ่งแสดงถึงองค์ประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบนั้นๆ  อย่างชัดเจน  องค์ประกอบของระบบแบ่งออกเป็น  2  ประเภท  ดังต่อไปนี้

 1)  องค์ประกอบในระบบ                 ประกอบด้วยส่วนสำคัญ  3  ส่วน  ดังนี้
                1.1)  ปัจจัยนำเข้า  (Input)  อาจได้แก่วัสดุ  อุปกรณ์  วัตถุดิบ  แรงงาน  เงินทุน  ทรัพยากรต่างๆ  รวมไปถึงเวลาและสถานที่
                1.2)  กระบวนการ  (Process)  ได้แก่  เทคนิควิธี  ขั้นตอนการดำเนินงานต่างๆ  ตั้งแต่ต้นจนจบ
                1.3)  ผลที่ได้รับหรือผลผลิต  (Output)  เป็นผลที่ได้รับจากปัจจัยนำเข้าและกระบวนการทั้งหมด  ผลผลิตเป็นสิ่งที่ต้องการในขั้นสุดท้ายของระบบ  ผลผลิตอาจเป็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง  หรือหลายๆอย่างรวมกัน  เช่น  ในกระบวนการผลิตสินค้า  ก็อาจหมายถึงการเพิ่มคุณภาพ  การเพิ่มจำนวน  การยืดอายุผลผลิต  การเปลี่ยนรูปผลิตภัณฑ์  การลดต้นทุน  การผลิต  การลดต้นทุนการขนส่ง  ลดอุบัติเหตุ  หรือการเปลี่ยนแปลงในด้านดี  อื่นๆ  เป็นต้น

                ในระบบจะต้องมีการตรวจสอบอยู่ทุกขั้นตอน  เรียกว่า  Feedback  หรือข้อมูลย้อนกลับ  ซึ่งเป็นการบอกให้รู้ว่าแต่ละขั้นตอนดี  หรือไม่ดีเพียงใด  อย่างใด  ตัวอย่างเช่น  ในกรรมวิธีการผลิต  ถ้าในด้านปัจจัยนำเข้าหรือ  Input  ต้องมีการตรวจสอบดูว่าวัตถุดิบที่ใช้  มีคุณภาพตรงตามความต้องการหรือไม่  อาจรวมไปถึงกรรมวิธีในการสั่งซื้อวัตถุดิบ  การเก็บรักษา  การขนส่ง  เป็นต้น  ในด้านกระบวนการผลิตอาจจะต้องตรวจสอบดูสูตรการผลิต  การทำงานของเครื่องจักร  การแบ่งหน้าที่ทำงาน  การมอบหมายความรับผิดชอบ  วิธีสั่งการ  การควบคุม  การรายงานเป็นต้น  สำหรับด้านผลผลิตนั้นต้องตรวจสอบดูว่าผลผลิตที่ได้  มีปริมาณและคุณภาพตรงกับความต้องการหรือไม่  ตรงกับความต้องการของตลาดแล้วหรือยัง  ยังมีส่วนจะต้องปรับปรุง  พัฒนาขึ้นอย่างไร  ดังนี้เป็นต้น 

2)  องค์ประกอบที่อยู่นอกระบบ               โดยทั่วไปมักมีองค์ประกอบอื่นที่อยู่นอกระบบ  ส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบที่สำคัญ  3  ประการ  ดังนี้
              2.1) ทรัพยากร  ได้แก่  ปัจจัยด้านมนุษย์  เงิน  วัสดุ  ทรัพยากรธรรมชาติ  เป็นต้น
              2.2) ความคาดหวัง  ได้แก่  ความคาดหวังของผู้ผลิต  ของลูกค้า  พ่อค้า  รัฐบาล  ชุมชน  ตลอดจนประชาชนทั่วไป
              2.3) สภาพแวดล้อม  เช่น  ภาวะการตลาด  ภาวะเศรษฐกิจ  เทคโนโลยี  การปกครอง  การเมือง  และสังคม  เป็นต้น   

ความสำคัญของการนำแนวคิดเชิงระบบไปใช้ในการปฏิบัติงาน

                1)  แนวคิดเชิงระบบเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถกำหนดกรอบการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และสามารถมองเห็น  กระบวนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ
                2)  ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม  เนื่องจากสามารถสื่อสารกระบวนการทำงานทุกขั้นตอนกับทีมงาน  ได้กระจ่างชัด  ซึ่งทำให้สามารถอธิบาย  หรือแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆในมุมมองที่กว้าง
                3)  ทำให้มองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้น  หรือสิ่งที่กำลังปฏิบัติอยู่  ความผิดพลาดต่างๆที่เกิดจากระบบ  จะทำให้สามารถมองเห็นได้ชัดเจนและหาวิธีแก้ไขได้ถูกต้องทันท่วงที  ซึ่งเป็นผลดีทั้งในระยะสั้นและระยาว
                 4)  ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  คือ  มีความถูกต้อง  ประหยัดค่าใช้จ่าย  ทันตามเวลาที่กำหนดและสอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้

เรื่องที่2 ระบบความคิด (Systems Thinking)

การคิดเชิงระบบ ( Systems Thinking ) หมายถึง การคิดถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ที่มองภาพรวมอย่าง เป็นระบบ มีส่วนประกอบย่อยๆ โดยอาศัยการคิดในรูปแบบโดย ทางตรงและโดยทางอ้อม

ทฤษฎีระบบ ( Systems Theory ) ให้แนวคิดว่าแต่ละสิ่งย่อมอยู่ในเอกภพ (The Universe) สิ่งเล็ก / ใหญ่เพียงใดล้วนเป็นหนึ่งหน่วยระบบมีวงจรของการทำงาน มีปัจจัยนำเข้า ( ปัจจัยการผลิต ) กระบวนการ มี ผลผลิต นำไปสู่ผลลัพธ์อย่าง เป็นระบบ ผลผลิตรวมย่อมเกิดจากการประสานงานกันหลาย ๆ ระบบ แต่ละหน่วย มีระบบการทำงานตามบทบาทหน้าที่ที่แตกต่างกัน ผลผลิตจะไหลจาก หน่วยการผลิต (กระบวนการ ) หนึ่งไปสู่อีกหน่วยการผลิต หรือกระบวนการ หนึ่งอย่างครบวงจร ไม่มีที่สิ้นสุด แต่ละสิ่งในเอกภพมีความเป็นระบบตามมิติต่างๆ กัน ในเวลาเดียวกันการคิดเชิงระบบจึงเป็นการคิดที่มีความเข้าใจเชื่อมโยง มีความเชื่อในทฤษฎีระบบเป็นพื้นฐาน คนปกติมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบในสรรพสิ่งที่อยู่ในในโลกที่สอดคล้องกับทฤษฎีระบบอยู่แล้ว เพียงแต่ความสามารถใน การทำได้ดีในระดับที่แตกต่างกัน

การคิดระบบโดยทางตรงมุ่งกระทำโดยตรงมีเป้าหมายกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งไม่จำแนก รูปแบบการคิดตามพื้นฐานของมนุษย์ แต่แยกรูปแบบการคิดโดยมุ่งที่เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ โดยจำแนกออกเป็น 3 แบบ

1. การคิดเพื่อรู้เข้าใจหน่วยระบบ
2. การคิดเพื่อวิเคราะห์และประเมินหน่วยของระบบ
3. การคิดเพื่อออกแบบ และก่อตั้งหน่วยระบบ

การคิดระบบโดยทางอ้อม คือ การคิดเชิงระบบโดยอาศัยพื้นฐานแห่งการคิด เช่น การวิเคราะห์ การอุปมา อุปมัย การคิดสังเคราะห์ การคิดสร้างสรรค์ การประเมินค่า ฯลฯ

การคิดเชิงระบบโดยทางอ้อม การคิดเป็นพฤติกรรมทางสมองที่สมองกระทำกับวัตถุความคิด (Object of thinking) ซึ่งเรียกว่า มโนมติ (Concept) มโนมติของคนเราอาจมีหลายมติ ซึ่งเกิดขึ้นจากประสบการณ์ และการคิดขึ้นเองจากโลกแห่งความ เป็นจริง หรือจินตนาการจากโลกมายาก็ได้

การคิดที่เป็นประโยชน์ต่อชีวิตมนุษย์มีหลายรูปแบบการคิดเชิงระบบเป็นวิธีการคิดเชิงบูรณาการเป็นการขยายขอบเขตการคิดของเราที่มีต่อเรื่องนั้นๆ ออกไป โดยไม่ด่วนสรุปหรือตัดสินใจ แต่พิจารณาเรื่องนั้นอย่างละเอียดถี่ถ้วนทุกมุมมอง เปิดโอกาสให้ความคิดของคนเราได้มีการเชื่อมโยง เพื่อหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ ได้มุมมองใหม่ๆ เห็นแนวทางแก้ปัญหาที่ดีกว่าสร้างสรรค์ รวมทั้งให้เห็นความสัมพันธ์แบบเชื่อมโยงระหว่างเรื่องนั้น กับปัจจัยอื่นที่เกี่ยวข้อง

การคิดเชิงระบบกับการพัฒนาองค์กร องค์กรที่มีประสิทธิภาพ ต้องนำระบบการคิดเชิงระบบมาจัดการระบบต่างๆ ในองค์กรให้สอดคล้อง สัมพันธ์กัน องค์กรประกอบด้วยส่วนประกอบต่างๆ ที่เชื่อมสัมพันธ์กันอย่างแยกไม่ออก ทั้งหมดรวมเป็นหนึ่ง เดียวกัน การคิดเชิงระบบจะไม่มองเฉพาะฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายพัฒนาองค์กร ฝ่ายขาย ฝ่ายวิศวกรรม หรือ ฝ่ายบัญชี ถ้าเรายังเราคิดเชิงระบบไม่เป็นเราจะมองว่า ฝ่ายผลิตคือองค์กร ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย คือองค์กร เมื่อ เกิดปัญหาขึ้นเราก็จะแก้ปัญหาที่จุดนั้นหรือมองเฉพาะส่วนที่คิดว่าเป็นปัญหา แล้วแก้เฉพาะส่วนนั้น และคิดว่า ได้ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้น เรียบร้อยแล้ว โดย มองว่านั่นคือการแก้ปัญหา ของ องค์กร การคิดเชิงระบบที่แท้จริ ง เราจะมองเหตุการณ์ที่ เกิดขึ้น ว่า เกิดจากองค์กร แต่ไม่ใช่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเท่านั้น ปัญหาทุกอย่าง มีความ สัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันจนไม่สามารถแยกออกจากกันได้

คำศัพท์บทที่ 12

1.System            ระบบ
2.Approach          วิธีการ
3.Feedback          ข้อเสนอแนะ
4.Control           การควบคุม
5.Thinking          ความคิด
6.Design            การออกแบบ
7.Investigation     ตรวจสอบ
8.Maintenance       ซ่อมบำรุง
9.Development       การพัฒนา
10.Cycle            วัฏจักร